03.07.2024

Mitwirkungspflichten des Auftraggebers und ihre Kommunikation

VON: friedrich howanietz

Aqua Consulting Blog Friedrich Howanietz

Stand der Dinge zum 1.Juli 2024. In dieser Serie geht es darum, die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten im Organigramm des geregelten Bauablaufes allgemein darzustellen. Es hat sich gezeigt, dass praktisch niemand jemals ausgearbeitet hat, wer welche Rolle hat und welche Verantwortlichkeiten damit verbunden sind.

Auflistung der Mitwirkungspflichten

Die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers sind vielfältig und hängen von der jeweiligen Leistungsphase des Projekts ab. Grundsätzlich ist der Auftraggeber zur Erfüllung seiner Mitwirkungspflichten nach § 642 BGB verpflichtet:

  • Übergreifend über alle Leistungsphasen gehören dazu unter anderem:
    • Die vertragliche Leitung und gesamtübergreifende organisatorische Koordination, soweit diese nicht Bestandteil der beauftragten Planungs- und Überwachungsleistungen sind .
    • Der Abschluss von Verträgen und die Beauftragung weiterer Leistungen, die für das Projekt erforderlich sind .
    • Die zeitnahe Bereitstellung aller für die Planung notwendigen Unterlagen, die nicht Vertragsbestandteil sind, wie z.B. Bestandsunterlagen .
    • Die Entgegennahme von Leistungen und die vertragliche Abwicklung geschlossener Verträge .
    • Die Bearbeitung und Entscheidung über alle Rechtsfragen, die nicht Bestandteil der Planungsverträge sind .
    • Die rechtsgeschäftlichen Abnahmen.

Leistungsphasen und Aufgaben

Zusätzlich zu diesen allgemeinen Pflichten kommen in den einzelnen Leistungsphasen weitere spezifische Aufgaben hinzu.

  • So ist der Auftraggeber beispielsweise in der Leistungsphase 1 dafür verantwortlich, die Aufgabenstellung zu klären, Entscheidungen über die Beauftragung weiterer Planungsbeteiligter zu treffen und seine einzelfallbezogenen Erwartungen an das Gesamtprojekt zu formulieren .
  • In der Leistungsphase 2 muss er die Grundlagen analysieren und sich beim Abstimmen der Leistungen mit den Planungsbeteiligten einbringen .
  • In der Leistungsphase 3 trifft er die Entscheidungen, die für die Planungsvertiefung erforderlich sind und auf denen im Verlauf der weiteren Planung aufgebaut werden kann .
  • In der Leistungsphase 4 unterzeichnet er die Antragsunterlagen als Antragsteller und stellt alle für die Genehmigung erforderlichen Nachweise bereit .
  • In den weiteren Leistungsphasen folgen weitere Aufgaben, wie z.B. die Mitwirkung beim Aufstellen des Vergabeterminplans (Leistungsphase 6), die Bearbeitung von Rechtsfragen im Zuge des Vergabeverfahrens (Leistungsphase 7) und die Entscheidung und Beauftragung inhaltlicher/fachlicher Änderungen der Bau- und Lieferverträge (Leistungsphase 8) .

Detaillierte Beschreibung und Kommunikation

Um dem Auftraggeber seine Mitwirkungspflicht zu verdeutlichen, sollte man:

  • Ihm die Relevanz seiner Rolle für den Projekterfolg klarmachen.
  • Ihm aufzeigen, dass er durch seine Entscheidungen und sein Engagement aktiv zum Gelingen des Projekts beiträgt.
  • Ihm verdeutlichen, dass Verzögerungen in seinen Entscheidungen zu Terminverzögerungen und zusätzlichen Kosten führen können.
  • Die Mitwirkungspflichten detailliert und verständlich in einem eigenen Leistungsbild für den Auftraggeber zusammenfassen.
  • Checklisten erstellen, die die wichtigsten Punkte für die Kommunikation und den Informationsfluss zwischen Planungsbüro und Auftraggeber beinhalten.
  • Den Auftraggeber regelmäßig über den Projektfortschritt und den Stand der Kosten informieren.
  • Transparente und nachvollziehbare Angebote für zusätzliche Leistungen erstellen, die durch Planungsänderungen entstehen.
  • Ihn auf die rechtlichen Konsequenzen von Verzögerungen hinweisen, z.B. den Verlust eigener Anspruchsgründe gegenüber Planern oder ausführenden Firmen .

Verständnis und Verantwortungsübernahme fördern

  • Offene und regelmäßige Kommunikation zwischen Planungsbüro und Auftraggeber ist essenziell.
  • Dem Auftraggeber die notwendigen Informationen und Entscheidungsgrundlagen rechtzeitig und verständlich zur Verfügung stellen.
  • Komplexere Sachverhalte anschaulich erläutern, z.B. mithilfe von Tabellen, Grafiken oder Schaubildern.
  • Proaktiv auf den Auftraggeber zugehen und ihn aktiv in den Planungsprozess einbeziehen.
  • Gemeinsam mit dem Auftraggeber einen realistischen Zeitplan erarbeiten und diesen kontinuierlich aktualisieren.
  • Regelmäßige Baubesprechungen durchführen, um den Informationsfluss zu gewährleisten und frühzeitig auf Probleme oder Herausforderungen reagieren zu können.

Indem der Auftraggeber seine Mitwirkungspflichten versteht und seine Rolle im Projekt klar erkennt, wird er eher bereit sein, Verantwortung zu übernehmen und aktiv zum Projekterfolg beizutragen.

Quellen

  1. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 642 – Mitwirkung des Bestellers
  2. HOAI 2021: § 3 Leistungsbild Objektplanung
  3. HOAI 2021: § 3 Leistungsbild Objektplanung
  4. HOAI 2021: Anlage 10 (zu § 35 Absatz 2) Grundleistungen im Leistungsbild Objektplanung
  5. HOAI 2021: § 34 Leistungsbild Objektplanung Gebäude und Innenräume
  6. HOAI 2021: § 34 Leistungsbild Objektplanung Gebäude und Innenräume
  7. HOAI 2021: § 34 Leistungsbild Objektplanung Gebäude und Innenräume
  8. HOAI 2021: Anlage 10 Grundleistungen Leistungsphasen 1-9
  9. HOAI 2021: Anlage 10 Grundleistungen Leistungsphasen 1-9
  10. HOAI 2021: Anlage 10 Grundleistungen Leistungsphasen 1-9
  11. HOAI 2021: Anlage 10 Grundleistungen Leistungsphasen 1-9
  12. HOAI 2021: Anlage 10 Grundleistungen Leistungsphasen 1-9
  13. HOAI 2021: § 34 Leistungsbild Objektplanung Gebäude und Innenräume

Weiter lesen: Definition von Auftraggeber/Bauherr, Rechte und Pflichten des Auftraggebers

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