Wie Du als Gutachter, Sachverständiger & Projektplaner, mit Mitarbeiter
Deine Arbeitszeit reduzierst, und dadurch auch noch viel profitabler wirst, ohne permanent 50+ Stunden arbeiten zu müssen.
Strategien wie man trotz Fachkräftemangel die richtigen Mitarbeiter findet.
Wir helfen Dir das Thema Mitarbeiter so in den Griff zu bekommen, damit Du nicht mehr über 40 Stunden arbeiten musst, und trotzdem gutes Geld verdienst.
Strategien und Anwendungen die Dir helfen, die Arbeiten und Projekte ohne Unterbrechung abzuschließen.
Nun habe ich das Team, was ich mir
immer gewünscht habe.
Kalmbacher GmbH
TGA-Projektplanung
Im Hause Kalmbacher lief es eigentlich schon immer gut. Das Einzige was gefehlt hat, waren Mitarbeiter, die die Projekte genauso eigenverantwortlich begleiten wie die Geschäftsführung selbst. “Wir brauchen mindestens einen Projektleiter, der genauso erfahren ist wie ich.” Aber die sind schwer zu finden. Somit bleibt alles an mir hängen. Es braucht immer mich. Ich kann kaum riskieren, mal einen halben Tag die Tür zu schließen und keine Fragen zu beantworten. - Doch das war ein Trugschluss. In der Zusammenarbeit hat das Ingenieurbüro verstanden, dass die Probleme hausgemacht waren. Ohne neues Personal hinzuzufügen, konnten interne Abläufe und die Kommunikation mit Auftraggebern auf ein neues Niveau gebracht werden. Das hat interne Rückfragen reduziert und auch die Beziehung zu den Kunden verbessert.
Ausgangssituation
Vor der Zusammenarbeit waren die Arbeitsabläufe, besonders in der Leistungsphase 8, weniger effizient und strukturiert. Mitarbeiter hatten oft Rückfragen, sodass man nicht mal 5 Stunden konzentriert und unterbrechungsfrei an einem Projekt arbeiten konnte. Die Verhandlungen mit Kunden und Partnern waren zuvor weniger strukturiert, wodurch es häufig passierte, dass man Verlustprojekte einfing, die Zeit und Geld gekostet haben. Es gab keine zentrale Informationsquelle für Prozesse und Arbeitsanweisungen. Dadurch entstanden immer wieder Rückfragen und Unsicherheiten, die zu einem schmerzhaften Mehraufwand führten. Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit mit Kunden führten zu Spannungen und aufreibenden Situationen im Team.
Veränderungen & Verbesserungen
Nun wissen alle, was von der Leistungsphase 1 bis einschließlich 8 zu tun ist, und die Projektleiter bekommen die Projekte selbständig und ohne viele Rückfragen zu Ende. Eine zentrale Dokumentationsstelle für Prozesse und Arbeitsanweisungen wurde etabliert, was zu einer verbesserten Wissensverteilung und weniger Rückfragen führte. Die Einführung klarer Kriterien und Strukturen bei Vertragsverhandlungen, ermöglichte eine frühzeitige Erkennung und Vermeidung von Problemen. Auch die Projekte kommen nun besser durch die Arbeitsphasen. Durch effizientere Prozesse kann sich das Team auf wichtigere und strategische Aufgaben konzentrieren. Die Klarheit führt zu viel besseren Ergebnissen. Eine kooperative und unterstützende Beziehung zu Kunden wurde etabliert.
Ergebnis
In der Zusammenarbeit hat das Ingenieurbüro verstanden, dass die Probleme hausgemacht waren. Ohne neues Personal hinzuzufügen, konnten interne Abläufe und die Kommunikation mit Auftraggebern auf ein neues Niveau gebracht werden. Das hat interne Rückfragen reduziert und auch die Beziehung zu den Kunden verbessert. “Ich komme nun gerne zur Arbeit und habe das Team, das ich mir immer gewünscht habe. Meine Tage sind störungsfrei, ich habe mehr Zeit für die Familie und bin zu Hause nicht so gereizt. Interessant ist, dass ich nun auch weniger Sorgen habe und generell zuversichtlicher in die Zukunft schaue.”
Wie Mitarbeiter durch Arbeitsstruktur
selbstständiger werden.
Ingenieurbüro Neubert GmbH
Planung von Gebäudetechnik und weitere Planungsaufgaben im Gewerbe-, Bildungs- und Wohnungsbau.
Die Verwaltungsaufgaben, die kein Geld bringen, werden nun vom Backoffice übernommen, was den Geschäftsführer entlastet. Und was noch wichtiger ist, die verrechenbare Zeit der Projektmitarbeiter, ist nun bei mehr als 80 %, Projekte werden deutlich schneller bearbeitet: Jeder Planer hat wöchentlich 5 Stunden mehr Zeit für die eigentliche Projektbearbeitung (bei 17 Planern entspricht das 85 (!) zusätzliche Wochenstunden für Projektbearbeitung).
Ausgangssituation
Der Geschäftsführer war zu sehr in das Tagesgeschäft involviert, was dazu führte, dass wenig Zeit für strategische Planung und Unterstützung der Mitarbeiter blieb. Der Geschäftsführer war mit Angebotserstellung, Rechnungsstellung und IT-Betreuung überlastet. Die Mitarbeiter waren zuvor abhängiger und benötigten häufig Anleitung und Überwachung. Viele “kleine Aufgaben” hat man lieber schnell selber gemacht, anstatt sie jemandem zu delegieren.
Veränderungen & Verbesserungen
Mit der Hatting-Methode aus der Organisationsbrücke, wurden die administrativen Aufgaben leicht an die richtigen Mitarbeiter aufgeteilt. Dadurch kann sich nun der Geschäftsführer auf operative und strategische Dinge konzentrieren. Dies führt zu einer unterbrechungsfreien Arbeitsweise, und die wirklich wichtigen Dinge kommen nun voran. Jetzt werden dem Projektleiter und auch der Assistenz der Hut aufgesetzt. Das führt zu einer klareren Aufgabenstruktur, und ermöglicht eine effizientere Verteilung und Erledigung der Aufgaben.
Ergebnis
Der Irrglaube, “ich habe Mitarbeiter, die keine Verantwortung übernehmen wollen”, wurde entkräftet. Durch die praktische Arbeitsstruktur wurden die Mitarbeiter selbstständiger, und erledigen die Aufgaben eigenständig und gewissenhaft. Dies führte zu einer Steigerung der Effizienz und Qualität der Arbeit. Es kam zur Gewinnsteigerung, ohne neue Mitarbeiter einzustellen, und Projekte kommen nun mit gleicher Mitarbeiterzahl deutlich schneller voran.
Bis zu zehn Mitarbeiter läuft alles gut,
danach gehen die Probleme los.
Pohl Planen & Beraten
Fachplaner Technische Gebäudeausrüstung - TGA
“Bis zu 10 Mitarbeitern läuft alles gut, danach gehen die Probleme los.” Viele Ingenieure haben dies schon bitterlich erfahren müssen. Der Kunde hat durch spezielle Methoden, die am Markt gefragt sind, ein reales Wachstum zu erwarten, aber die Organisation konnte das nicht mittragen. Das Hauptproblem lag in der effektiven Umsetzung der neuen Prozesse im täglichen Geschäftsbetrieb.
Ausgangssituation
“Bis zu 10 Mitarbeitern läuft alles gut, danach gehen die Probleme los.” Viele Ingenieure haben dies schon bitterlich erfahren müssen. Der Kunde hat durch spezielle Methoden, die am Markt gefragt sind, ein reales Wachstum zu erwarten, aber die Organisation konnte das nicht mittragen. Schwierigkeiten bestanden darin, die Mitarbeiter richtig in den Workflow zu bringen und Ablenkungen und Störungen in den Griff zu bekommen. Das Hauptproblem lag in der effektiven Umsetzung der neuen Prozesse im täglichen Geschäftsbetrieb.
Aufgrund der Struktur des Geschäftsmodells war es wichtig, Arbeitsabläufe effizient zu gestalten, um schneller in den Cashflow für Projekte zu kommen.
Veränderungen & Verbesserungen
Durch Automatisierung und Dokumentation von Prozessen, können Fehler erst gar nicht entstehen und gleichzeitig Effizienz gesteigert werden. Schnelle, positive Veränderungen im Mindset und erste schnelle Erfolge, hat das Team begeistert, und hat uns nun zu einem Team gemacht, das gemeinsam die Dinge vorantreibt. Es wurde eine Basis für eine klare Ausrichtung unserer Projekte und Arbeitsschritte geschaffen. Der Prozess der Implementierung und Nutzung neuer Arbeitsmethoden ist noch im Gange, zeigt aber bereits erste positive Ergebnisse. Die Hatting-Methode hilft uns da sehr. Ein Durchbruch war auch die Lösung, den Cashflow zu steigern, indem wir die Verrechnungsdichte (Zahlungsplan) im Vertrag verankert haben.
Ergebnis
Die Einführung von einfachen Strukturen, hat zu einer Fehlerreduktion und Effizienzsteigerung geführt, während die schnellen, positiven Veränderungen im Team schnell Zustimmung gefunden haben, und die Projektarbeit und Zusammenarbeit deutlich nach vorne bringt. Die neue Arbeitsweise hat das Bestehende nicht gestört, ganz im Gegenteil, sogar noch mal so richtig gut gemacht. Die Organisationsbrücke zeigt bereits Erfolge, und hat zudem durch angepasste Verrechnungsdichten im Vertrag den Cashflow optimiert, was auch von Kunden positiv aufgenommen wird.
Wir haben das von Grund auf im Bereich Troubleshooting von Industrie und Verwaltung gelernt. Dabei sind wir immer auf zu komplex gestaltete Abläufe gestoßen. Z.B.:
Bekannt aus der Presse
"Wer hier denkt, dass es keine Mitarbeiter gibt, aber keine Zeit hat sich um Mitarbeiter zu kümmern, um das Team aufzubauen, ist entweder nicht organisiert oder verantwortungslos seinen Kunden, sich selbst oder seiner Familie gegenüber."
"Wenn wir nicht konkret daran arbeiten, die Umstände um uns herum in Ordnung zu bringen oder zu verbessern, wird es auch in Zukunft keine Verbesserung geben.“
Willkommen am Standort Wien
Nicht ohne Grund erklärte der Obmann der Sparte Industrie vor kurzem: "Immer mehr unserer Betriebe sehen auch in der Nähe zu Forschungs- und Ausbildungszentren und im breiten Angebot an industrienahen Dienstleistungen in Wien wesentliche Standortvorteile". Wachsende Aufgabenfelder bei den Kundenprojekten haben uns nun bewogen in Wien den Standort zu festigen. Abgesehen von der technischen Infrastruktur waren auch personelle Einstellungen ausschlaggebend.
