"Wenn wir uns zu stark auf die Aktivität als solches konzentrieren, verhindern wir das Schaffen von Werten und töten den Workflow!”
„Du musst visualisieren, um zu optimieren. Ich habe es schon früher gesagt und ich sage es immer wieder: “Du kannst nicht optimieren, was Du nicht verstehst." Und du kannst nicht sagen, dass du etwas verstehst, wenn du es nicht visualisieren kannst. Du magst vielleicht erklären, wie es funktioniert, aber kannst du es mir zeigen? Ich behaupte, wenn du es nicht mit einem einfachen Diagramm oder einem einfachen Flussdiagramm darstellen kannst, wie dein Unternehmen Wert im Markt schafft oder Dinge getan werden, bin ich mir sehr sicher, dass du es nicht verstehst. Wenn du es nicht vollständig verstehst, kannst Du es auch nicht optimieren, oder?
Das ist auf ein ganz bestimmtes Phänomen zurückzuführen. Man muss sehen und begreifen, womit man es zu tun hat. Bei einem Werkzeugkoffer ist das einfach. Man sieht die Dinge und ihre Größe und kann sie auf die Aufgabe anwenden. Aber bei einem "Werkzeugkoffer", den man nicht sehen kann, sondern sich nur vorstellen kann, bekommt man im besten Fall ein zerdrücktes Gefühl oder einen nervösen Magen. Noch schwieriger ist es, wenn Du auf dieser Grundlage einen Ablauf im Team etablieren willst.
Du kannst nicht führen, was Du nicht verstehst. Woher aber weiß ich, dass ich es verstanden habe. In der Mehrzahl liegen wir mit unseren Vorstellungen falsch, speziell wenn wir versuchen uns das alles im Kopf vorzustellen. In dieser beschenkten Vorstellungswelt fließt alles ineinander - dann versuchen wir es zum Laufen zu bringen und es scheitert. Und es scheitert nicht nur an der Sache selbst, sondern auch an der Kommunikation mit den beteiligten Leuten.
In der täglichen Praxis sehe ich das dauernd. Die Führungskraft erklärt den Verantwortlichen den Ablauf und der “checkt es nicht”! Es ist zum Verzweifeln.
Wir hören das oft: “Produktivität steigern und Kosten senken” aber keiner versteht so richtig, wie das gehen soll. “Schneller Planen?”, “Schneller Schrauben?” “Weniger tratschen oder mehr Strafen?”
Peter Drucker würde argumentieren, dass das Verständnis und die Optimierung von Unternehmensprozessen ohne die Fähigkeit zur Visualisierung kaum möglich sind. Er würde betonen, dass „nur was sichtbar gemacht werden kann, auch verstanden und verbessert werden kann.“ Peter Drucker, der oft als der Vater des modernen Managements bezeichnet wird, hat immer betont, wie entscheidend Verständnis und Klarheit für die effektive Führung eines Unternehmens sind. Sein Ansatz könnte zusammengefasst werden
mit dem Zitat: „Man kann nur managen, was man messen kann.“ Dieses Prinzip lässt sich auf die Bedeutung der Visualisierung in der Unternehmensführung anwenden:
„Du musst visualisieren, um zu optimieren.“
Visualisierung in der Unternehmensführung
Ein effektiv geführtes Unternehmen benötigt klare, visuelle Darstellungen seiner Prozesse und Strukturen. Ein historisches Beispiel hierfür ist die Ford Motor Company. Ford führte Fließbandarbeit ein, eine revolutionäre Idee, die durch klare und einfache visuelle Darstellungen der Arbeitsabläufe optimiert wurde. Diese Visualisierungen ermöglichten es, den Produktionsprozess effizient zu gestalten und damit nicht nur die Produktivität zu steigern, sondern auch die Kosten dramatisch zu senken.
Mitarbeiterausbildung
In der Ausbildung von Mitarbeitern hat Visualisierung ebenfalls eine zentrale Bedeutung. Du kannst den Leuten 30 mal was erklären und sie werden es wieder falsch machen. Du musst es ihnen zeigen!. Es muss sichtbar sein. Erklärungen ohne was zu sehen ist anstrengend und man merkt sichs nicht.
Wir haben schon vor vielen Jahren Methoden dazu entwickelt. Wir nennen das Hatting. Hatting ist ein Begriff, der sich auf: “Jemanden den Hut aufsetzen” bezieht, was so viel bedeutet wie: Jemanden in die Verantwortung bringen. Hatting ist dann das “Hut aufsetzen” - Hut aufsetzen technisches Training für Ingenieure. Ein wesentlicher Teil dabei ist, die Dinge so zu zeigen, dass man einen AHA!-Effekt dabei hat! Das Erklären alleine bringt nichts. Du erklärst es nur zu 60% und der Zuhörerer nimmt davon nur 60% auf und wendet dann im besten Fall 60% ann. Also müsstest Du schon alleine in dieser Gleichung alles, Du müsstest den Inhalt etwa 7 Mal erklären, damit praktisch jeder am Ende die Information versteht und sich daran erinnert, unter den gegebenen Bedingungen, dass jede Erklärung nur zu 36% effektiv ist.
Wenn Du es aber optisch darstellen kannst, ist das eine ganz andere Sache, abgesehen davon, kannst Du das so machen, dass es ganz von dir abgekoppelt ist und nicht dauernd alles erklären musst. Das ist auch der Basisbereich meiner Expertise. LinkQualitätsmanagement
Visualisierung im Qualitätsmanagement ist ein kraftvolles Werkzeug, um komplexe Informationen verständlich und zugänglich zu machen. Diese Techniken helfen, Muster, Trends und Probleme sichtbar zu machen, die sonst in rohen Datenmengen verborgen bleiben.
Dashboards
Dashboards bieten eine schnelle, klare Übersicht über kritische Leistungsindikatoren (KPIs) und andere relevante Daten. Sie zeigen den Führungskräften und Teammitgliedern, auf einen Blick den Zustand und die Leistung verschiedener Aspekte der Qualitätssicherung. Durch die Echtzeitdaten erkennst Du Probleme noch, bevor sie größere Auswirkungen haben.
Prozessfluss
diagramme
Prozessflussdiagramme visualisieren die Schritte eines Prozesses oder Systems. Sie sind entscheidend, um zu verstehen, wie Arbeitsabläufe gestaltet sind und wo Verbindungen oder Abhängigkeiten bestehen. Diese Diagramme können auch genutzt werden, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren, insbesondere in den Bereichen, wo Verzögerungen oder Qualitätsmängel auftreten.
Zeitmanagement
Im Bereich des Zeitmanagements können visuelle Hilfsmittel wie Gantt-Diagramme, die von Henry Gantt in den 1910er Jahren eingeführt wurden, eine erhebliche Rolle spielen. Diese Diagramme bieten eine klare Darstellung von Projektzeitplänen, wobei Start- und Endpunkte von spezifischen Aufgaben visualisiert werden. Sie sind besonders nützlich, um den Fortschritt großer Projekte zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Projektteilnehmer auf dem gleichen Stand sind.
Schlussfolgerung
Peter Drucker würde argumentieren, dass das Verständnis und die Optimierung von Unternehmensprozessen ohne die Fähigkeit zur Visualisierung kaum möglich sind. Er würde betonen, dass „nur was sichtbar gemacht werden kann, auch verstanden und verbessert werden kann.“ Die Beispiele von Ford, Toyota, Ishikawa und Gantt zeigen, wie historische und moderne Führungspersönlichkeiten Visualisierungswerkzeuge genutzt haben, um ihre Organisationen effizienter zu gestalten. In einer Welt, in der die Komplexität von Unternehmensstrukturen stetig zunimmt, bleibt die Fähigkeit zur klaren und effektiven Visualisierung ein Schlüssel zum Erfolg.
Visualisierung bei Bauprojekten - geht das?
Die Fähigkeit zur klaren Darstellung von Prozessen und Strukturen ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Projektes. Die Bauindustrie, in der Projekte häufig zahlreiche Stakeholder, umfangreiche Ressourcen und straffe Zeitpläne involvieren, wird das immer wieder vernachlässigt. Die Folge sind elende Meetings, die nichts bringen und eine Kommunikation, die von Missverständnissen dominiert wird.
Visualisierung in der modernen Bauindustrie
Der Bau eines großen Wohnkomplexes mit zehn verschiedenen beteiligten Parteien: Architekten, Ingenieure, Bauunternehmer, Subunternehmer für Elektrik, Klempnerarbeiten, Landschaftsbau, die Stadtverwaltung, Lieferanten, Investoren und die zukünftigen Bewohner, ist ein gutes Beispiel Jede dieser Gruppen hat spezifische Interessen und Verantwortlichkeiten, was die Koordination komplex macht. Hier kommt die Visualisierung ins Spiel.
Einsatz visueller Werkzeuge zur Optimierung des Bauprojekts
Projekt-Dashboards
Für die ständige Aktualisierung und den Überblick über den Projektstatus werden interaktive Dashboards verwendet. Diese Dashboards bieten eine visuelle Darstellung des Baufortschritts, der Budgetauslastung und der Zeitpläne. Sie ermöglichen es allen Beteiligten, auf dem Laufenden zu bleiben und proaktiv auf Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen zu reagieren.
Gantt-Diagramme
Um die zahlreichen Phasen des Projekts und die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Gewerken zu managen, werden Gantt-Diagramme eingesetzt. Diese Diagramme visualisieren den Zeitrahmen und die Sequenz der Arbeitsabläufe, was insbesondere hilfreich ist, um sicherzustellen, dass die Vorarbeiten (wie etwa die Fertigstellung der Rohinstallationen) rechtzeitig abgeschlossen sind, bevor die nachfolgenden Gewerke beginnen. Wird in der Praxis so gut wie nie gemacht!
3D-Modellierung und BIM (Building Information Modeling)
Hier kommt auch BIM zum Einsatz. Durch den Einsatz von BIM sehen alle Beteiligten eine detaillierte, dreidimensionale Visualisierung Objekts, was die Planung und Ausführung von Baumaßnahmen erleichtert. BIM erleichtert nicht nur die Identifikation potenzieller Probleme im Design, bevor mit dem Bau begonnen wird, sondern ermöglicht auch eine effektive Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Gewerken und Fachplanern. Mehr zu diesem Thema lesen: LINK
Risikomanagement-Visualisierungen
Risikomanagement ist entscheidend für den Erfolg von Bauprojekten. Visualisierungen helfen, potenzielle Risiken in Bezug auf Zeitpläne, Kosten und Sicherheit zu identifizieren und zu bewerten. Diagramme, die Risiken nach ihrer Wahrscheinlichkeit und ihren potenziellen Auswirkungen darstellen, ermöglichen es Projektmanagern, präventive Maßnahmen zu planen.
Wie man sieht … Die Visualisierung von Prozessen und Strukturen ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit in der modernen Unternehmensführung.
Beispiel 1: Ingenieur für Tragwerksplanung
In der Tragwerksplanung ist es entscheidend, dass jede Aktivität klar zum Projektziel beiträgt. Stellen wir uns einen Ingenieur vor, der für die Planung eines großen Bauprojektes zuständig ist. Ohne einen klaren, visuell dargestellten Workflow verbringt der Ingenieur Zeit damit , Berechnungen durchzuführen oder Modelle zu erstellen, die später gar nicht relevant sind, weil sie nicht den tatsächlichen Anforderungen des Bauvorhabens entsprechen.Stichwort “Themenverfehlung”. Ein visuell dargestellter Workflow hilft dabei , jede Aktivität in den Kontext des Gesamtziels zu setzen. Beispielsweise werden Phasen wie Entwurf, Überprüfung, Anpassung und Genehmigung klar definiert, dass sich alle Beteiligten auf die Sache selbst konzentrieren.
Beispiel 2: Handwerksbetrieb
Ein Handwerksbetrieb, der z.B. spezialisierte Möbel herstellt, wird ohne klaren Workflow viel Zeit und Material verschwenden, indem Mitarbeiter an Projekten arbeiten, die nicht gut geplant sind oder deren Spezifikationen sich häufig ändern. Indem der Workflow visuell dargestellt wird, sieht jeder Mitarbeiter, welche Schritte als nächstes anstehen und wie diese zum Endprodukt beitragen. So wird der Workflow Schritte wie Designprüfung, Materialauswahl, Fertigungsprozess und Qualitätskontrolle umfassen.
In allen Fällen führt die Einführung eines sichtbaren Workflows dazu, dass die Aktivitäten nicht nur ausgeführt werden, sondern dass sie in einer Weise ausgeführt werden, die den größten Nutzen für das Projekt und das Unternehmen bringt.
Wie gesagt, ich wiederhole mich gerne: “Wenn Du es nicht zeigen kannst, wird es auch nicht funktionieren!”